De situatie

Iedereen kent het wel: binnen de organisatie (MKB) zijn afgelopen jaren diverse softwarepakketten in gebruik genomen. Om in eerste instantie de dagelijkse werkzaamheden te verrichten en processen te automatiseren. Op veel vlakken zijn verbeteringsslagen gemaakt. Na verloop van tijd werd de conclusie getrokken dat deze pakketten veelal niet met elkaar communiceren, niet op elkaar afgestemd zijn of slechts gedeeltelijk gekoppeld waren.
Het verkrijgen van managementinformatie is in de basis géén probleem, alleen kostte het wel veel tijd. Om de organisatie vak-volwassen aan te sturen is er behoefte aan eenduidige managementinformatie.

Beoogde oplossing

Het aanschaffen van één ERP-pakket dat de mogelijkheid biedt om snel, eenduidig en accuraat management informatie te leveren.

Gewenst resultaat

Het sneller verkrijgen van meer managementinformatie en het verlagen van de administratieve lasten.

Hoe

Allereerst zijn de verschillende operationele processen in kaart gebracht. Ten tweede is er samen met de directie geanalyseerd welke KPI’s gewenst zijn.

Met dit document in de hand zijn er verschillende ERP-producenten geselecteerd. De ERP-producenten hebben geoffreerd en vervolgens is er een keuze gemaakt. De keuze is gebaseerd op volledigheid van de functie-eisen, de compatibiliteit en natuurlijk de kosten. Hierbij is een onderscheid gemaakt tussen de implementatiekosten en de gebruikerskosten. Een projectgroep is samengesteld waarna de eerste blauwdruk voor de inrichting van het ERP-pakket is geformuleerd. Na een periode van testen en schaduwdraaien heeft de implementatie plaatsgevonden.

Behaald resultaat

De doelstelling was het verkrijgen van tijdige managementrapportages met minder inspanning.

Veel informatie wordt binnen het pakket op één locatie verzameld, waardoor de administratieve werkzaamheden met 20% teruggebracht zijn. De werkplaatsrapportages worden gegenereerd uit de geklokte uren en de gefactureerde uren. Voorheen waren beide kengetallen ondergebracht in verschillende pakketten en nu zijn deze cijfers wekelijks beschikbaar. De voorraadrapportages als omzetsnelheid en ouderdom wordt nu rechtstreeks uit het ERP-pakket gehaald.

Het management heeft meer betrouwbare informatie tot haar beschikking en kan daar ook op sturen.

De productiviteit in de werkplaats is door het inzichtelijk maken van de KPI’s met 15% gestegen. De voorraadwaardes zijn afgenomen en de ouderdom is met enkele weken teruggebracht.

Het profiel van de kandidaat die deze resultaten gerealiseerd heeft, is te vinden op: https://www.tosserams.com/kandidaatprofielen/een-technische-financial/