Altijd en overal bereikbaar via e-mail. Soms zoveel dat je het idee hebt dat je de hele dag met je mailbox bezig bent en niet aan je werkzaamheden toekomt. Dat plingeltje: nieuwe mail! Het dwingt je om die mailbox weer te openen. E-mail, het levert stress op, en veel. Zo blijkt uit verschillende onderzoeken. Uit een proef onder enkele soldaten bleek dat de soldaten die vijf dagen niet konden mailen, productiever waren en een lagere hartslag hadden dan de deelnemers die hun mail bleven volgen. Mail is dus een bron van stress.

Mail is altijd voor handen. We grijpen er gemakkelijk naar. Maar is het wel altijd nodig om een mailtje te sturen? Ook die collega in de CC zetten als die op vakantie is? En is het wel zo effectief als je met een groep van acht mensen werkt? E-mail speelt een prominente rol in het kantoorleven en daarbuiten.

Lidl heeft daar een oplossing voor. Als je na 18.00 uur naar een personeelslid van Lidl mailt, hoef je voor de ochtend geen antwoord te verwachten. De mailboxen bij Lidl worden namelijk van 18.00 tot 7.00 uur en in het weekend gepauzeerd.  Dit startte als proef en 70% van de werknemers was hier tevreden over.

De baas mailt

In landen om ons heen is het nog extremer dan in Nederland. In Nederland kennen we een minder hiërarchische cultuur dan in bijvoorbeeld België en Frankrijk. Nederlanders durven een mailtje om half negen ‘s avonds van de baas eerder naast zich neer te leggen en te negeren dan een werknemer in Frankrijk. Daar is de druk om op de baas te reageren groter. In Frankrijk is er zelfs regelgeving voor bedrijven met meer dan 50 werknemers. Je moet dan een tijdslot op de mail hebben waarop werknemers niet bereikbaar hoeven te zijn.

Ook dat tijdslot blijkt niet de oplossing te zijn, volgens Brits onderzoek. De universiteit van Sussex toont aan dat het verplicht onbereikbaar zijn juist ook stress oplevert.

No overflow policy

Experts zien regelgeving als laatste redmiddel om bedrijven in beweging te krijgen. Ze pleiten voor een verbod voor mails voor urgente zaken. Deze gedragsverandering kun je als bedrijf beter zelf in gang zetten, daarbij helpt wetgeving niet inhoudelijk. Door urgente zaken te steeds te mailen, hebben werknemers ook steeds het idee dat ze hun mailbox moeten checken. Voor echt belangrijke dingen, kun je beter even bellen.

Hanteer voor je werknemers een ‘no overflow policy’. Uitgangspunt daarbij is dat je als werknemer niet meer werkt dan in je contract is afgesproken. In deze policy wordt ook duidelijk aangegeven dat je ’s avonds geen reactie op mail hoeft te verwachten van je collega’s. Dat betekent niet dat je ’s avonds zelf niet mag werken of mailen.

Losmaken van het werk

Het veranderen van de e-mail-cultuur binnen een bedrijf voelt als teruggaan in de tijd. E-mail zorgde er onder andere voor dat de geijkte 9 tot 5 mentaliteit verdween. Werknemers waren immers ook buiten deze uren ineens bereikbaar. Een tijdslot op de mail, doet iets met de flexibiliteit van werknemers.

Verandering in de mailhouding van personeel tijd kost. De verandering zelf zal, net als verandering altijd doet, ook weerstand met zich meebrengen. Na een poos zullen mensen eraan gewend raken. En als niemand meer reageert buiten werktijden, dan denk je zelf wel na of de mail de beste manier is om iemand te bereiken.

Die andere manier is niet het gebruik van WhatsApp. Hoewel dit steeds meer geaccepteerd raakt op de werkvloer, ziet het er niet naar uit dat dit de vervanger van de mailbox wordt. Het draait er ook niet om om iemand altijd maar te kunnen bereiken, de bedoeling is dat mensen zich even losmaken  van het werk

Bron:

Oostra, L. (2019, 6 november). Mails blijven binnenstromen: hier hoef je ze na zessen niet langer te lezen. Van https://www.nu.nl/werk/6008803/mails-blijven-binnenstromen-hier-hoef-je-ze-na-zessen-niet-langer-te-lezen.html?redirect=1