Prioriteiten stellen op het werk: moet ik dit nu doen?
‘Nee’ zeggen is voor veel mensen lastig, vooral op het werk. Je voelt je misschien (mede)verantwoordelijk of wil je collega graag helpen, maar daardoor loop je wel over met werk. Herkenbaar? Lees in dit artikel hoe één simpele vraag je kan helpen om de juiste prioriteiten te stellen op je werk.
Allereerst is het belangrijk om te beseffen dat overal ‘ja’ op zeggen op de lange termijn een negatief effect heeft. “In een vliegtuig adviseren ze altijd om eerst zelf het zuurstofmasker op te zetten”, vertelt arbeidspsycholoog Anneke Mijnhardt. “Je moet eerst goed genoeg voor jezelf zorgen voordat je anderen kan helpen. Als je ziek thuiszit, heeft uiteindelijk niemand iets aan je.”
Prioriteiten stellen
Heb je meer werk dan beschikbare tijd? Dan is het belangrijk om de juiste prioriteiten te stellen. Maak eerst een takenlijstje van alles dat moet gebeuren. Nu je overzicht hebt van alle taken, kun je kritisch gaan kijken welke taken nu echt belangrijk zijn. De vraag ‘moet ik dit nu doen?’ gaat je hierbij helpen. Je kunt de vraag op 5 verschillende manieren stellen, waardoor je beter kunt bepalen hoe, wanneer en door wie een taak uitgevoerd zou moeten worden. Lees snel verder.
MOET ik dit nu doen?
Is dit een noodzakelijke taak of is het optioneel? Wat gebeurt er als je de taak niet uitvoert? Soms belanden er taken op je takenlijstje die eigenlijk meer ‘nice to have’ zijn dan een ‘must have’. Op het moment dat je het druk hebt, kun je deze taken eigenlijk best schrappen.
Moet IK dit nu doen?
Ben jij enige die de taak kan uitvoeren of kun je het ook iemand anders laten doen? Misschien heeft je collega meer tijd of kun je iemand inhuren om zo jouw takenlijst in te korten. Als jij verantwoordelijk bent voor een bepaalde taak, betekent dat niet automatisch dat je hem zelf moet uitvoeren. Je moet er vooral op toezien dat de taak wordt voltooid. Dat kan ook prima door taken te delegeren!
Moet ik DIT nu doen?
Zijn de taken op je lijstje wel de juiste stappen die je moet zetten om te komen tot het einddoel? Neem soms even een stapje terug om te kijken of je niet effectiever te werk kunt gaan. Dragen de taken op je lijstje niet direct bij aan het bovenliggende doel, dan kun je ze net zo goed schrappen.
Moet ik dit NU doen?
We hebben vaak het idee dat je direct moet handelen, vooral als iemand om je hulp vraagt. Laat je niet verleiden door een gemakkelijke taak die gedurende de dag ineens oppopt, maar stel jezelf de vraag of deze taak echt onmiddellijk moet gebeuren. Is het antwoord ‘nee’? Dan plan je de taak in voor later en ga je aan de slag met een taak waar meer tijdsdruk achter zit. Covey benadrukt dit ook in zijn bestseller ‘The Seven Habits of Highly Effective People’. Habit 3 gaat helemaal over prioriteiten: belangrijke zaken eerst. Als je heel kritisch bent zijn er weinig zaken die écht urgent zijn. Vaak maken we ze zelf (onnodig) urgent!
Moet ik dit nu DOEN?
Gaat het überhaupt om een taak waaraan een actie gekoppeld is? Soms hoef je een e-mail alleen maar te lezen om de informatie tot je te nemen en is een reactie terugsturen overbodig. Bespaar jezelf tijd en laat dit soort extra taken achterwege. Dat geldt al helemaal als je in de CC van een e-mail staat. De actie ligt dan bij degene waaraan de e-mail direct is gericht, dus jij hoeft niets te doen.
Een kortere takenlijst
Met de bovenstaande tips maak je je takenlijst een stukje korter, waardoor je beter weet waar je mee moet starten. Bonustip: plan de taken in voor jezelf en houd je ook echt aan je planning. Het is heel verleidelijk om moeilijke of vervelende taken voor je uit te schuiven en te starten met de taken die simpeler of leuker zijn. Je blijft dan tegen de lastige taak aanhikken, waardoor de drempel nog hoger wordt om eraan te beginnen. Gebruik de ochtend daarom juist voor dit soort taken, zodat je na lunchtijd alleen nog maar prettige taken hoeft te doen. Zo voelt de dag meteen een stuk minder zwaar!
Behoefte aan meer tips over carrière en werk? Kijk dan eens rond bij de artikelen van Tosserams!
