Je hebt eindelijk die nieuwe medewerker aangenomen – missie geslaagd! Toch? Niet helemaal. Want wat er in de eerste weken en maanden gebeurt, bepaalt of die collega zich thuis voelt en succesvol wordt in jouw organisatie. Een goede onboarding is dus geen formaliteit, maar een belangrijke investering. Zonder duidelijke structuur kunnen nieuwe medewerkers zich verloren voelen, hun motivatie verliezen en zelfs vroegtijdig vertrekken. Hoe zorg je ervoor dat je ze wél behoudt en laat groeien?

Waarom een sterke onboarding belangrijk is

Een goede onboarding is meer dan een warm welkom. Het is een gestructureerd proces dat medewerkers helpt om sneller productief en betrokken te worden. Dit levert niet alleen voordelen op voor de nieuwe collega, maar ook voor de organisatie:

• Snellere productiviteit. Hoe sneller iemand zich ingewerkt voelt, hoe sneller hij of zij bijdraagt aan de doelen van het bedrijf.
• Hogere betrokkenheid. Medewerkers die zich vanaf dag één gewaardeerd voelen, blijven langer gemotiveerd.
• Minder verloop. Een slechte onboarding is een veelvoorkomende reden voor vroegtijdig vertrek. Bespaar dus op wervingskosten en kennisverlies.
• Sterker werkgeversmerk. Een goed inwerktraject draagt bij aan een positieve reputatie en helpt bij het aantrekken van talent.
• Beter teamwerk. Nieuwe medewerkers integreren sneller in het team, wat samenwerking en communicatie versterkt.

Besteed je te weinig aandacht aan de onboarding? Dan heb je veel meer kans op een collega die snel weer vertrekt en dan kunnen de kosten hoog oplopen. Denk aan productiviteitsverlies, reputatieschade, negatieve impact op het team, kosten voor vervanging en weer opnieuw wervingskosten en inwerkkosten. Dat kun je allemaal voorkomen met een goede onboarding.

De fases van een succesvolle onboarding

Onboarding is een proces dat veel verder gaat dan de eerste werkdag. Wil je dat je nieuwe medewerker zich thuis voelt en goed kan presteren binnen jouw organisatie? Besef dan dat een sterke onboarding bestaat uit drie fases.

1. Preboarding: alles vóór de eerste werkdag

Preboarding is het proces tussen het eerste contact met de organisatie en de eerste werkdag. De onboarding begint dus al vóórdat iemand officieel start. Tijdens de sollicitatieprocedure geef je al een beeld van je werkgeverschap. Het is daarom belangrijk om tijdens dit traject verwachtingen te managen, betrokkenheid te creëren en ervoor te zorgen dat de potentiële medewerker een goed beeld krijgt van de organisatie. Alles voor een soepele start!

✓ Verplaats je goed in de sollicitant en wees kritisch op je interne processen. Hoe komt de organisatie over op een buitenstaander?
✓ Regel tijdig alle administratieve zaken, zoals contracten, inloggegevens en een werkplek.
✓ Laat de nieuwe medewerker vóór de startdatum alvast kennismaken met het team, bijvoorbeeld via een introductievideo of een digitale koffiedate.
✓ Blijf communiceren en geef van tevoren duidelijke informatie over de eerste werkdag.
✓ Geef inzicht in de bedrijfscultuur en verwachtingen, zodat de medewerker zich alvast kan inlezen.

2. De eerste 30 dagen: de basis leggen

De eerste maand is bepalend voor hoe snel een medewerker zich thuis voelt en functioneert binnen de organisatie. Het doel is om de nieuwe collega zo snel mogelijk te laten wennen, zich welkom te laten voelen en productief te worden.

✓ Zorg voor een gestructureerde introductie: een warm welkom, het ontvangen van middelen (laptop, telefoon, inloggegevens), een rondleiding, kennismakingen en een helder inwerkplan.
✓ Plan regelmatig check-ins om te horen hoe het gaat en of er nog vragen zijn.
✓ Geef snel betekenisvolle taken, zodat de medewerker zich nuttig voelt.
✓ Voorkom dat iemand aan het lot wordt overgelaten. Zorg voor een buddy of mentor die de nieuwe medewerker begeleidt en thuis kan maken in de organisatie.

Tip! Maak het gestructureerd, persoonlijk, maar vooral ook menselijk. De onboarding van een nieuwe collega is niet alleen een taak van HR, maar van de hele organisatie.

3. Dag 30 tot 100: groeien en integreren

Na de eerste maand begint de fase waarin een medewerker steeds zelfstandiger wordt en zijn of haar plek binnen het team echt vindt. Het doel is om de nieuwe medewerker te transformeren naar een zelfstandig functionerend teamlid. Dit is hét moment om verdere ontwikkeling en betrokkenheid te stimuleren.

✓ Geef ruimte voor meer verantwoordelijkheid en bied verdiepende taken en trainingen aan.
✓ Plan loopbaan- en evaluatiegesprekken: wat gaat goed, waar liggen groeikansen?
✓ Zorg dat de medewerker zich onderdeel voelt van het team, bijvoorbeeld door gezamenlijke projecten of sociale activiteiten.
✓ Geef regelmatig feedback en erken prestaties, zodat motivatie hoog blijft.

Samengevat: de succesfactoren en valkuilen

Een sterke onboarding is geen ‘nice to have’, maar een essentieel onderdeel van goed werkgeverschap. Kort samengevat zijn dit de belangrijkste succesfactoren én valkuilen van een onboarding.

Succesfactoren

• Goede voorbereiding: werkplek, tools en inloggegevens zijn op dag één geregeld.
• Duidelijke verwachtingen: wat moet de medewerker leren, bereiken en ontwikkelen?
• Vier kleine successen: laat de medewerker binnen 100 dagen een bijdrage leveren.
• Sociale onboarding: kennismaken met collega’s, teamactiviteiten en een buddy.

Valkuilen

• Gebrek aan structuur: geen duidelijk plan voor de onboarding
• Slechte begeleiding: te weinig check-ins, de medewerker voelt zich verloren.
• Geen sociale integratie: medewerker voelt zich geen onderdeel van het team

Een sterke onboarding is meer dan een checklist afwerken – het is de eerste indruk die bepaalt hoe een medewerker zich binnen jouw organisatie voelt. Door te investeren in een goed doordachte onboarding, zorg je voor betrokken, productieve en loyale medewerkers die écht impact maken. Wil je je onboarding verbeteren en nieuw talent duurzaam aan je organisatie binden? Bij Tosserams denken we graag met je mee. Neem contact op >

Benieuwd hoe je nieuwe medewerkers vindt die écht bij je bedrijf passen? Stel dan de persoonlijkheid boven vaardigheden. Lees meer >