Vergaderen kan zoveel efficiënter en effectiever. Maar bijna niemand weet eigenlijk hoe.
Uit onderzoek blijkt dat we gemiddeld 10 procent van onze werktijd bezig zijn met vergaderen. Heb je een fulltime baan dan betekent dit dus zo’n 4 uur per week! In die tijd kun je heel wat met je pen tikken, afwijken van het onderwerp en luisteren naar die collega die altijd het woord heeft.
Vergaderen gaat vaak traag, duurt lang en er gaat veel werktijd ‘verloren’.

Er is veel onderzoek gedaan naar vergaderen. Voor managers lopen de resultaten van vergadertijden nogal uit een. Het ene onderzoek zegt dat het gemiddeld 9,5 uur aan meetings is, het andere spreekt zelfs over de helft van de werktijd. Hoeveel het exact ook is, een gezamenlijke conclusie van deze onderzoeken is dat de kosten oplopen tot in de tientallen miljarden euro’s per jaar.

Reden te over dus om eens goed te kijken naar vergaderen. Met deze 3 tips moet een verbeterslag te maken zijn.

Doel en de mensen

Iedereen moet vooraf precies weten wat het doel is. Als het niet duidelijk is voor iedereen waar het precies over gaat, kun je net zo goed een fles wijn open trekken.

Na het stellen van een duidelijk doel, is het zaak om de juiste mensen om tafel te krijgen. Het is misschien fijn als die ene collega dat ene punt ook even meeluistert, maar die moet wel twee andere punten wachten en verdoet dus zijn tijd.

Afhankelijk van de omvang van het bedrijf, ligt het aantal deelnemers aan de vergadering rond de 4 tot 6 personen. Met deze aantallen kan iedereen nog aan het woord komen en kan iedereen nog vragen stellen. Onderzoek van de Amerikaanse consultancy firm raadt aan niet meer dan zeven mensen uit te nodigen.

Rolverdeling

Als je met de juiste mensen om tafel zit en het doel van de vergadering duidelijk is, verdeel dan de rollen. Bepaal wie is voorzitter en zorgt dat iedereen aan het woord komt? Wie houdt de tijd in de gaten en wie zorgt ervoor dat er niet te ver van het oorspronkelijke onderwerp wordt afgeweken? En wie notuleert?

Bij notuleren volstaat het vaak als er actiepunten opgeschreven worden, binnen de overheid moet in een notulen vastgelegd worden wat er over een onderwerp besproken is, binnen een bedrijf volstaat een lijst met actiepunten vaak al. Op deze manier is vaak ook direct helder of het doel van de vergadering gehaald is (of niet). Zorg dat iemand de actiepunten ook rondstuurt.

Staand vergaderen

Het routinematig herhalen van vergaderingen is goed. Of dit nu dagelijks, wekelijks of maandelijks is. Het is zelfs nodig om te checken of actiepunten nageleefd en uitgevoerd worden.

De laatste jaren is de trend van staand vergaderen in opkomst. Uit een rapport van TNO uit 2009 blijkt dat de kosten van vergaderen met 10 miljard euro kunnen dalen als er staand vergaderd wordt.

Door staand te vergaderen, zakken mensen niet onderuit. Een vergadering zou sneller afgehandeld worden en is dus efficiënter. Tip bij staand vergaderen: gebruik een ronde tafel. Zodat iedereen de mimiek van de spreker beter kan zien. Dit zou ervoor zorgen dat je zaken beter onthoudt.

Bron

Oostra, L. (2019, 26 augustus). Vergaderen: “Als je maar gewoon begint, draait het vaak op niets uit”. Van https://www.nu.nl/ondernemen/5983487/vergaderen-als-je-maar-gewoon-begint-draait-het-vaak-op-niets-uit.html